• Analizar los riesgos inherentes relacionados con el efectivo, entre ellos los de fraude.
La medición del riesgo hecha por parte del auditor debe realizarse sobre las normas de auditoria de general aceptación, es por ello que se pretenden mostrar algunas de las pruebas que el profesional contable desarrolla.
• Analizar el control interno sobre las transacciones en efectivo.
La clasificación de riesgo inherente después de hacer el análisis puede clasificarse como: alto, medio o bajo, según el análisis el auditor tomará las medidas de control interno necesarias para ajustar los rubros del disponible a los objetivos propuestos en el programa de auditoria.
• Verificar la existencia del efectivo registrado.
La protección física del efectivo en caja es indispensable para un manejo adecuado se debe Incrementar las pruebas de saldos para verificar la integridad de los mismos.
• Determinar si el cliente tiene derecho sobre el efectivo registrado.
Este tiene validación de acuerdo a las políticas y fines establecidos en la entidad.
• Comprobar la exactitud administrativa de los programas de efectivo.
En búsqueda de mayor seguridad al manejo de efectivo en caja se aconseja determinar una suma máxima para pagos individuales y controlar quien y como se realizan los pagos hechos por la misma.
• Determinar si son apropiadas la presentación y revelación del efectivo, entre otras cosas los fondos restringidos.
Determinar claramente las funciones, responsabilidades y obligaciones del personal que tienen a su cargo la custodia del efectivo y la autorización de pagos previos y saldos compensadores o fondos para la amortización de obligaciones.
El auditor, basado en su juicio y escepticismo profesional, determinará los procedimientos a aplicar en una auditoría, en la revisión de cuentas por cobrar. En este proceso deberá revisar y realizar diversas pruebas que detallaremos en el presente artículo.
Estudio y evaluación del control interno
El auditor deberá identificar, verificar y entender los controles implementados por la administración de la empresa para el manejo de los ingresos y cuentas por cobrar, considerando en todo momento el sistema utilizado y la forma en que se realiza el procesamiento electrónico de datos, así como el registro en la Contabilidad y en consecuencia en los estados financieros. Por ejemplo, el auditor podrá revisar los siguientes controles:
Adecuada segregación de funciones en los pedidos, crédito, embarques, facturación, cobranza, devolución y registro de transacciones.
Conciliación periódica de auxiliares contra mayor.
Custodia física de documentos de cuentas por cobrar.
Arqueos sorpresivos de la documentación soporte de cuentas por cobrar.
Procedimientos para registrar transacciones y estimación de cuentas incobrables.
Determinación de la importancia relativa y riesgo de auditoría
El auditor deberá analizar los factores que pueden influir en el riesgo de auditoría, tales como:
Límites de crédito no sujetos a autorización.
Excesivas partidas en conciliación entre los auxiliares y el mayor.
Transacciones no procesadas.
Frecuentes diferencias entre cantidades pedidas y embarcadas.
Incremento en cantidad y monto de notas de crédito.
Incremento considerable en clientes nuevos.
Planeación
El auditor en esta etapa podrá determinar la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoría. Para ello debe conocer lo siguiente:
Políticas de comercialización de productos.
Políticas de precios y descuentos.
Políticas de determinación de estimación de cuentas incobrables.
Organigrama del área de cuentas por cobrar y segregación de funciones.
Procedimientos de facturación y embarques.
Revisión analítica
El auditor será capaz dedeterminar la importancia que conlleva la relación entre los ingresos y las cuentas por cobrar y su representación dentro de la estructura financiera de la empresa.
Con la aplicación de procedimientos analíticos, podrá identificar:
Cambios significativos.
Transacciones no usuales.
Venta a clientes inesperados.
Algunos procedimientos analíticos son:
Comparar las cifras actuales contra períodos anteriores.
Aplicación de razones financieras, por ejemplo, la determinación de días cartera.
Comparar cifras actuales contra presupuestos.
Análisis de variaciones.
Pruebas de cumplimiento
Son más recomendables en las auditorías preliminares; con estas pruebas el auditor obtendrá una seguridad razonable de que se está aplicando correctamente el control interno establecido por la administración de la empresa. Algunas de las pruebas que el auditor puede aplicar son:
Documentación apropiada en la determinación de límites de crédito y autorización a niveles adecuados.
Verificación de documentación soporte referente a pedidos, salidas de almacén.
Verificación de evidencia documental de la recepción del producto por parte del cliente.
Comprobación aritmética de cantidades, precios y descuentos en las fractutras.
Evidencia documental y autorizaciones correspondientes en devoluciones de productos.
Pruebas de sustantivas
Se sugiere se realicen en auditorías finales; con estas pruebas el auditor podrá obtener evidencia con respecto a la valuación, integridad, exactitud y existencia de las cuentas por cobrar. Algunos de los procedimientos que podrá aplicar el auditor son:
Confirmar el saldo de la cuenta directamente con el cliente.
Verificación de cobros posteriores.
Revisión de documentación referente a la recepción de productos por parte del cliente.
El auditor en el área de clientes y cuentas a cobrar debe obtener información suficiente para poder expresar su opinión en los siguientes aspectos:
1. Si los saldos de las cuentas a cobrar existen realmente y representan deudas legítimas de la empresa.
2. Que las cuentas a cobrar, incluyendo los intereses devengados, están debidamente registradas.
3. Estudio de cobrabilidad de estas cuentas.
4. Efectuar un análisis de la antigüedad de los saldos.
5. Si los efectos descontados pendientes de vencimiento están recogidos en su cuenta correspondiente.
6. Los criterios adoptados por la empresa para la valoración de estas cuentas son aplicados de forma uniforme (si se cambia el criterio, debe informarse en la memoria y el auditor debe dar su opinión sobre este cambio).
7. Verificar si las cuentas a cobrar han sido pignoradas o hipotecadas en garantía de alguna contraprestación, debiendo hacer mención en su caso en la memoria.
8. Comprobar que los sistemas de control interno utilizados, son eficaces.
9. Que las cuentas de provisiones por insolvencias son adecuadas.
Objetivos de control interno
El auditor debe conocer los circuitos establecidos por la empresa para los documentos relativos a las cuentas a cobrar (flujograma); de tal forma que le permitan establecer la fiabilidad de los mismos y en función de aquellos realizar las pruebas sustantivas suficientes para obtener conclusiones sobre esta área. Como más importantes, debe considerar los siguientes:
1. Adecuada segregación de funciones, con personas independientes que supervisen cada uno de los departamentos en los que intervienen: cuentas a cobrar y su contabilización, devoluciones y descuentos, realización de pedidos y créditos, facturación y control de tesorería.
2. Listado de clientes con el límite de crédito.
3. Conciliaciones periódicas entre las cuentas a cobrar y el mayor al final de mes. Envío periódico de conciliaciones a clientes, realizado por personas independientes aclarando las diferencias existentes.
4. Existencia de un control para la entrega de mercancías, para que no pueda salir la misma sin la correspondiente autorización “orden de venta” y sin el correspondiente albarán.
5. Control sobre las mercancías facturadas. Debe existir una numeración correlativa en los albaranes y que éstos acompañen siempre a la mercancía.
6. Comprobación periódica de las facturas pendientes de cobro.
7. Conciliación periódica de los saldos de efectos a cobrar descontados en el banco y su registro en el mayor.
Procedimientos para verificar la existencia de cuentas a cobrar, la mejor evidencia obtenida de los saldos deudores es la directa.
El auditor pedirá a la empresa que redacte cartas (circularización) a los deudores que estime, según su criterio profesional, para poder obtener evidencia suficiente sobre los deudores.
El total de saldos que debe contemplar el auditor para circularizar, estará formado por los saldos de los deudores; clientes, efectos comerciales a cobrar; efectos comerciales descontados y otros saldos.
Las circularizaciones enviadas por el auditor, estarán en función de los resultados obtenidos en el control interno.
No es habitual utilizar la circularización para saldos deudores en los siguientes casos:
Cuando los clientes sean siempre de pequeñas cuantías (clientes de centros comerciales, entidades bancarias, etc.)
Cuando exista un departamento de auditoría interna en la empresa y se realicen las circularizaciones de forma habitual utilizando, a criterio del auditor, procedimientos razonables.
En las empresas que cobran habitualmente al contado, en las que el saldo de los clientes sea muy pequeño.
Así mismo el auditor debe determinar los saldos de cuentas a cobrar a aquellos que va a circularizar; entre los que figurarán:
Los que correspondan a productos o servicios en los que se detectaron problemas en el control interno.
Clientes con saldo acreedor.
Clientes que tengan movimientos extraños en las cuentas.
Clientes con mayor saldo.
Aquellos seleccionados por el auditor según su criterio profesional.
Para el Auditor, es necesario estar presente en el momento del conteo físico y realizar procedimientos de auditoría que le permitan sentirse satisfecho en cuanto la existencia y condición del inventario.
OBJETIVO
De acuerdo con la Norma Internacional de Auditoría (NIA) 501, emitida por la International Federation of Accountants (IFAC), el objetivo del auditor es obtener evidencia de auditoría suficiente y apropiada respecto de la existencia y condición del inventario.
PROCEDIMIENTOS SEGÚN LA NIA 501
Si el inventario es un rubro significativo en los estados financieros, el auditor deberá obtener evidencia de auditoría suficiente y apropiada, respecto a la existencia y condición del inventario por medio de:
a) Presencia en el conteo físico del inventario, a menos que no sea factible, para:
Evaluar las instrucciones y procedimientos de la administración para registrar y controlar los resultados del conteo físico del inventario.
Observar la realización de los procedimientos de conteo de la administración.
Inspeccionar el inventario e identificar inventario dañado, obsoleto y/o de lenta rotación
Realizar pruebas físicas selectivas selectivas al recuento realizado por la compañía; y
·b) Realizar procedimientos de auditoría sobre las cifras de los registros finales del inventario de la entidad para determinar si reflejan de manera exacta los resultados reales del conteo del inventario.
En caso de que el inventario sea realizado por la compañía con un corte diferente al de los estados financieros, el auditor deberá efectuar procedimientos que le permitan verificar las entradas, salidas y otros movimientos realizados entre la fecha del conteo y la fecha de los estados financieros.
En los casos en donde el auditor no pueda asistir al inventario debido a circunstancias imprevistas, el auditor deberá observar algunos conteos físicos en una fecha alternativa y realizar procedimientos de auditoría de los movimientos del período intermedio.
Si no es factible la asistencia del auditor al inventario físico, el auditor deberá planear y ejecutar procedimientos alternos que le proporcionen evidencia válida y suficiente respecto a la existencia y condición del inventario. En el caso en donde el auditor vea limitado su trabajo, deberá informarlo en su dictamen de acuerdo con la NIA 705.
El auditor deberá estar atento a identificar inventario en poder de terceros y cuyo monto sea significativo en los estados financieros. Para estos casos, el auditor deberá planear y ejecutar procedimientos que le proporcionen evidencia válida y suficiente respecto a la existencia y condición del inventario, realizando ambos o alguno de los siguientes procedimientos:
Solicitar confirmación al tercero que tiene bajo su custodia y responsabilidad el inventario, en cuanto a las cantidades y condiciones del inventario.
Efectuar una inspección de las cantidades y condición del inventario que está en poder del tercero.
Son poseídos para ser vendidos en el curso ordinario del negocio.
Están en proceso de producción para su venta, o
Están en forma de materias primas o suministros para ser consumidos en el proceso de producción o en la presentación de servicios.
Los inventarios se medirán al menor entre su costo y su valor neto realizable
Los costos de los inventarios son aquellos derivados de su adquisición, transformación, producción u otros costos para darles su condición y ubicación actuales, y el valor neto realizable corresponde al precio estimado de venta, menos los costos estimados para terminar su producción y menos los costos necesarios para llevar a cabo la venta.
Las técnicas de medición de los costos son:
Método del costo estándar: Se establecen según consumos normales y las condiciones de cálculo se deben revisar en forma regular; y
Métodos de los minoristas: Se utiliza en el sector comercial al por menor.
Estas técnicas podrán ser utilizadas por conveniencia siempre que el resultado de aplicarlos e aproxime al costo.
Las fórmulas del cálculo del costo del inventario son:
Identificación específica: Costo real específico.
PEPS: Las primeras existencias adquiridas (producidas) son las primeras en verderse.
Promedio Ponderado: Requiere que las existencias al final del período reflejen el precio ponderado basado en el precio medio de unidades y existencias al comienzo del período y unidades adquiridas (producidas) durante el período. El promedio se aplicará sobre una base periódica o media móviles.
Estos son algunos pasos para realizar el programa de auditoría para la cuenta de inventarios:
Realizar pruebas de controles y determinar la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría aplicables de acuerdo a las circunstancias.
Preparar un informe con el resultado del trabajo, las conclusiones alcanzadas.
Plantear las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias.
Verificar la existencia y aplicación de una política para el manejo de inventarios.
Determinar la eficiencia de la política para el manejo de inventarios.
Confiar que las condiciones de almacenes de los inventarios sean las óptimas.
Verificar que los soportes de los inventarios, se encuentran en orden y de acuerdo a los procedimientos establecidos por la empresa.
Verificación de la práctica de conteos físicos de los inventarios existentes periódicamente.
Verificar que los inventarios estén adecuadamente asegurados.
Observar si los movimientos en los inventarios se registran adecuadamente.
Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del manejo de los inventarios.
Comprobar si las partidas en inventario están consolidadas al costo o al valor neto realizable.
En los casos en donde el auditor no pueda asistir al inventario debido a circunstancias imprevistas, el auditor deberá observar algunos conteos físicos en una fecha alternativa y realizar procedimientos de auditoria de los movimientos del período intermedio.
Para validar la información según el procedimiento de control de inventarios fijaremos el siguiente programa de auditoria desarrollando los puntos que explicados a continuación:
1. Realizar pruebas de cumplimiento y determinar la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoria aplicable de acuerdo a las circunstancias.
2. Preparar un informe con el resultado del trabajo, las conclusiones alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez y/o debilidades del control interno, que requieren tomar una acción inmediata o pueden ser punto para nuestra carta de recomendaciones.
3. Plantear realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias.
Descripción
Los inventarios representan bienes destinados a la venta en el curso normal de los negocios. Este valor incluye todas las erogaciones y los cargos directos e indirectos necesarios para ponerlos en condiciones de utilización o venta.
Pruebas de Cumplimiento
1. Determinar la eficiencia de la política para el manejo de inventarios.
2. Verificar la existencia y aplicación de una política para el manejo de inventarios.
3. Confirmar que las condiciones de almacenaje de los inventarios sean las óptimas.
4. Verificar que los soportes de los inventarios, se encuentren en orden y de acuerdo a los procedimientos establecidos por la empresa.
5. Verificación de la práctica de conteos físicos de los inventarios existentes periódicamente.
6. Verificar que los inventarios estén adecuadamente asegurados.
7. Observar si los movimientos en los inventarios se registran adecuadamente, modificando los documentos que estén involucrados en la entrada y salida de inventarios y las cuentas correspondientes.
8. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del manejo de los inventarios. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de este por parte de los empleados.
Pruebas Sustantivas
1. Comprobar si las partidas en inventario están consolidadas al costo o mercado, al que sea más bajo, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
2. Las existencias de los inventarios están recopilados, calculados, valuados uniformemente soportados y reflejados correctamente en los registros auxiliares (Totalidad, Existencia, Exactitud y Presentación).
3. Comprobar que los inventarios al cierre del periodo han sido determinados, en cuanto a cantidades, precios, cálculos, y existencia, sobre una base que guarda uniformidad con la utilizada en los inventarios al cierre del periodo anterior.
4. Verificar que los listados de los inventarios están recopilados, calculados, sumados y resumidos correctamente, y si los totales se reflejan debidamente en la contabilidad del Grupo ar.
5. Realizar una verificación de la existencia de las cotizaciones para la compra de materiales y demás elementos constitutivos del inventario.
6. Hacer una verificación de las cifras de los auxiliares con los saldos del mayor para determinar existencia.
7. La constitución de la Provisión para protección de inventarios cubre las contingencias de pérdidas que puedan originarse en disminuciones físicas y monetarias (Exactitud, Valuación y Presentación).
Criterios de evaluación
1. Los Inventarios se deben identificar y clasificar de acuerdo a su naturaleza en los registros contables.
2. Los productos terminados deben comprender los bienes producidos o adquiridos a cualquier título, con el propósito de ser comercializados y para la prestación de servicios en desarrollo de la actividad propia del ente.
3. Los Inventarios deben registrarse por el costo histórico o precio de adquisición, conformado por las erogaciones y cargos directos e indirectos necesarios para colocarlos en condiciones de utilización o venta.
4. Se debe constituir Provisión para Protección de Inventarios, para disminuciones físicas o monetarias tales como: merma, obsolescencia, pérdida, desperdicio técnico en los procesos productivos o desvalorización en el Mercado. El valor de las provisiones constituidas debe revelarse por separado como un menor valor de la cuenta de inventario.
5. Las partidas excesivas, de poco movimiento o defectuosas deben estar reducidas a sus valor neto de realización.
• Analizar el control interno sobre las transacciones en efectivo.
• Determinar si el cliente tiene derecho sobre el efectivo registrado.
• Determinar si son apropiadas la presentación y revelación del efectivo, entre otras cosas los fondos restringidos.
