CUENTAS POR COBRAR

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA DE CUENTAS POR COBRAR

El auditor, basado en su juicio y escepticismo profesional, determinará los procedimientos a aplicar en una auditoría, en la revisión de cuentas por cobrar. En este proceso deberá revisar y realizar diversas pruebas que detallaremos en el presente artículo.

Estudio y evaluación del control interno

El auditor deberá identificar, verificar y entender los controles implementados por la administración de la empresa para el manejo de los ingresos y cuentas por cobrar, considerando en todo momento el sistema utilizado y la forma en que se realiza el procesamiento electrónico de datos, así como el registro en la Contabilidad y en consecuencia en los estados financieros. Por ejemplo, el auditor podrá revisar los siguientes controles:

• Adecuada segregación de funciones en los pedidos, crédito, embarques, facturación, cobranza, devolución y registro de transacciones.
• Conciliación periódica de auxiliares contra mayor.
• Custodia física de documentos de cuentas por cobrar.
• Arqueos sorpresivos de la documentación soporte de cuentas por cobrar.
• Procedimientos para registrar transacciones y estimación de cuentas incobrables.

Determinación de la importancia relativa y riesgo de auditoría

El auditor deberá analizar los factores que pueden influir en el riesgo de auditoría, tales como:

• Límites de crédito no sujetos a autorización.
• Excesivas partidas en conciliación entre los auxiliares y el mayor.
• Transacciones no procesadas.
• Frecuentes diferencias entre cantidades pedidas y embarcadas.
• Incremento en cantidad y monto de notas de crédito.
• Incremento considerable en clientes nuevos.

Planeación

El auditor en esta etapa podrá determinar la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoría. Para ello debe conocer lo siguiente:

• Políticas de comercialización de productos.
• Políticas de precios y descuentos.
• Políticas de determinación de estimación de cuentas incobrables.
• Organigrama del área de cuentas por cobrar y segregación de funciones.
• Procedimientos de facturación y embarques.
• Revisión analítica

El auditor será capaz de determinar la importancia que conlleva la relación entre los ingresos y las cuentas por cobrar y su representación dentro de la estructura financiera de la empresa. 

Con la aplicación de procedimientos analíticos, podrá identificar:

•        Cambios significativos.
•        Transacciones no usuales.
•        Venta a clientes inesperados.

Algunos procedimientos analíticos son:

• Comparar las cifras actuales contra períodos anteriores.
• Aplicación de razones financieras, por ejemplo, la determinación de días cartera.
• Comparar cifras actuales contra presupuestos.
• Análisis de variaciones.

Pruebas de cumplimiento

Son más recomendables en las auditorías preliminares; con estas pruebas el auditor obtendrá una seguridad razonable de que se está aplicando correctamente el control interno establecido por la administración de la empresa. Algunas de las pruebas que el auditor puede aplicar son:

• Documentación apropiada en la determinación de límites de crédito y autorización a niveles adecuados.
• Verificación de documentación soporte referente a pedidos, salidas de almacén.
• Verificación de evidencia documental de la recepción del producto por parte del cliente.
• Comprobación aritmética de cantidades, precios y descuentos en las fractutras.
• Evidencia documental y autorizaciones correspondientes en devoluciones de productos. 

Pruebas de sustantivas

Se sugiere se realicen en auditorías finales; con estas pruebas el auditor podrá obtener evidencia con respecto a la valuación, integridad, exactitud y existencia de las cuentas por cobrar. Algunos de los procedimientos que podrá aplicar el auditor son:

• Confirmar el saldo de la cuenta directamente con el cliente.
• Verificación de cobros posteriores.
• Revisión de documentación referente a la recepción de productos por parte del cliente.
• Realización de corte de formas.
• Arqueo de documentos de la cartera de clientes.

AUDITORIA DE CUENTAS POR COBRAR

Objetivos de auditoría

El auditor en el área de clientes y cuentas a cobrar debe obtener información suficiente para poder expresar su opinión en los siguientes aspectos:

1. Si los saldos de las cuentas a cobrar existen realmente y representan deudas legítimas de la empresa.

2. Que las cuentas a cobrar, incluyendo los intereses devengados, están debidamente registradas.

3. Estudio de cobrabilidad de estas cuentas.

4. Efectuar un análisis de la antigüedad de los saldos.

5. Si los efectos descontados pendientes de vencimiento están recogidos en su cuenta correspondiente.

6. Los criterios adoptados por la empresa para la valoración de estas cuentas son aplicados de forma uniforme (si se cambia el criterio, debe informarse en la memoria y el auditor debe dar su opinión sobre este cambio).

7. Verificar si las cuentas a cobrar han sido pignoradas o hipotecadas en garantía de alguna contraprestación, debiendo hacer mención en su caso en la memoria.

8. Comprobar que los sistemas de control interno utilizados, son eficaces.

9. Que las cuentas de provisiones por insolvencias son adecuadas.

Objetivos de control interno

El auditor debe conocer los circuitos establecidos por la empresa para los documentos relativos a las cuentas a cobrar (flujograma); de tal forma que le permitan establecer la fiabilidad de los mismos y en función de aquellos realizar las pruebas sustantivas suficientes para obtener conclusiones sobre esta área. Como más importantes, debe considerar los siguientes:

1. Adecuada segregación de funciones, con personas independientes que supervisen cada uno de los departamentos en los que intervienen: cuentas a cobrar y su contabilización, devoluciones y descuentos, realización de pedidos y créditos, facturación y control de tesorería.

2. Listado de clientes con el límite de crédito.

3. Conciliaciones periódicas entre las cuentas a cobrar y el mayor al final de mes. Envío periódico de conciliaciones a clientes, realizado por personas independientes aclarando las diferencias existentes.

4. Existencia de un control para la entrega de mercancías, para que no pueda salir la misma sin la correspondiente autorización “orden de venta” y sin el correspondiente albarán.

5. Control sobre las mercancías facturadas. Debe existir una numeración correlativa en los albaranes y que éstos acompañen siempre a la mercancía.

6. Comprobación periódica de las facturas pendientes de cobro.

7. Conciliación periódica de los saldos de efectos a cobrar descontados en el banco y su registro en el mayor.

Procedimientos para verificar la existencia de cuentas a cobrar, la mejor evidencia obtenida de los saldos deudores es la directa.

El auditor pedirá a la empresa que redacte cartas (circularización) a los deudores que estime, según su criterio profesional, para poder obtener evidencia suficiente sobre los deudores.

El total de saldos que debe contemplar el auditor para circularizar, estará formado por los saldos de los deudores; clientes, efectos comerciales a cobrar; efectos comerciales descontados y otros saldos.

Las circularizaciones enviadas por el auditor, estarán en función de los resultados obtenidos en el control interno.

No es habitual utilizar la circularización para saldos deudores en los siguientes casos:

• Cuando los clientes sean siempre de pequeñas cuantías (clientes de centros comerciales, entidades bancarias, etc.)
• Cuando exista un departamento de auditoría interna en la empresa y se realicen las circularizaciones de forma habitual utilizando, a criterio del auditor, procedimientos razonables.
• En las empresas que cobran habitualmente al contado, en las que el saldo de los clientes sea muy pequeño.

Así mismo el auditor debe determinar los saldos de cuentas a cobrar a aquellos que va a circularizar; entre los que figurarán:

• Los que correspondan a productos o servicios en los que se detectaron problemas en el control interno.
• Clientes con saldo acreedor.
• Clientes que tengan movimientos extraños en las cuentas.
• Clientes con mayor saldo.
• Aquellos seleccionados por el auditor según su criterio profesional.